2025. 7. 18. 15:32ㆍ카테고리 없음
법인카드 지출결의서는 회사의 경비 지출을 투명하게 관리하고 세무 처리를 정확하게 하기 위한 필수 문서예요. 많은 직장인들이 법인카드를 사용하면서도 지출결의서 작성에 어려움을 겪고 있는데, 사실 몇 가지 원칙만 알면 누구나 쉽게 작성할 수 있답니다!
지출결의서는 단순히 돈을 썼다는 기록이 아니라, 회사의 자금이 어떻게 사용되었는지를 명확하게 보여주는 중요한 문서예요. 세무조사나 회계감사 시에도 핵심 증빙자료가 되기 때문에, 처음부터 제대로 작성하는 습관을 들이는 것이 중요해요. 이 글에서는 법인카드 지출결의서 작성의 모든 것을 A부터 Z까지 상세히 알려드릴게요! 😊
📝 지출결의서 기본 작성법
지출결의서를 작성할 때 가장 먼저 알아야 할 것은 필수 기재사항이에요. 결재선 정보부터 시작해서 지급방법, 세무상 계정과목, 지출 금액, 사용 용도까지 빠짐없이 기재해야 한답니다. 특히 결재선은 회사의 내부통제 시스템에서 매우 중요한 부분이에요.
결재선 정보는 보통 기안자, 검토자, 승인자로 구성돼요. 소액 지출의 경우 팀장 전결로 끝날 수도 있지만, 금액이 커질수록 상위 결재자의 승인이 필요해요. 예를 들어 10만원 미만은 팀장, 50만원 미만은 부서장, 100만원 이상은 대표이사 결재를 받는 식으로 회사마다 규정이 있답니다.
지급방법은 대부분 '법인카드'로 기재하면 되지만, 때로는 계좌이체나 현금 지급인 경우도 있어요. 지급 예정일이나 완료일도 정확히 기재해야 하는데, 법인카드의 경우 실제 사용일과 카드대금 결제일이 다르니 주의해야 해요. 보통은 실제 사용일을 기준으로 작성한답니다.
📊 지출결의서 필수 기재사항
| 구분 | 기재 내용 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 문서번호 | 고유 관리번호 | 2025-경리-001 |
| 시행일 | 지출 발생일 | 2025.01.15 |
| 결의부서 | 사용 부서명 | 영업1팀 |
| 담당자 | 카드 사용자 | 김대리 |
| 계정과목 | 회계 분류 | 복리후생비 |
세무상 계정과목 분류는 특히 중요해요. 같은 식사비라도 직원들끼리 먹으면 복리후생비, 거래처와 함께 먹으면 접대비로 분류되거든요. 이 분류에 따라 세금 처리가 달라지니 정확히 구분해야 해요. 복리후생비는 전액 비용 처리가 가능하지만, 접대비는 한도가 있어요.
지출 금액을 기재할 때는 공급가액과 부가세를 구분해서 써야 해요. 예를 들어 총 11만원을 지출했다면 공급가액 10만원, 부가세 1만원으로 나누어 기재하는 거죠. 간이영수증이나 부가세가 포함된 금액만 나와 있는 경우에는 역산해서 계산해야 한답니다.
사용 용도와 목적은 구체적으로 작성하는 것이 좋아요. '업무용'이라고만 쓰면 안 되고, '○○프로젝트 관련 회의비', '△△거래처 접대' 등 구체적인 내용을 적어야 해요. 나중에 세무조사를 받을 때도 이런 구체적인 기록이 있으면 업무 관련성을 쉽게 입증할 수 있답니다.
나의 경험상 가장 실수하기 쉬운 부분이 첨부 증빙서류 관리예요. 카드 매출전표는 기본이고, 간이영수증이나 세금계산서 등 추가 증빙이 있다면 함께 첨부해야 해요. 특히 접대비의 경우 접대 상대방, 목적, 참석자 명단 등을 별도로 기록해두면 좋아요.
지출결의서 양식은 회사마다 조금씩 다르지만, 핵심 내용은 비슷해요. 엑셀로 만든 간단한 양식부터 ERP 시스템에 탑재된 전자결재 양식까지 다양한데, 중요한 것은 필수 항목을 빠짐없이 기재하는 거예요. 작은 회사라면 엑셀 양식으로도 충분히 관리할 수 있답니다! 💼
⚡ 지금 클릭 안 하면 놓칠 수도 있어요!
👇 확인하고 보장 조회하세요
📌 혹시 모르고 지나친 '숨은 보장금' 있으신가요?
나도 모르게 지자체가 자동 가입해준 보험이 있을 수 있어요!
산불, 폭염, 사고 등 다양한 상황에서 보상받을 수 있답니다.
💳 법인카드 사용 프로세스
법인카드 사용은 체계적인 프로세스를 따라야 해요. 무작정 카드를 사용하고 나중에 정산하는 것이 아니라, 사전 승인부터 사후 정산까지 정해진 절차가 있답니다. 이 프로세스를 제대로 알고 있으면 나중에 문제가 생길 일이 없어요.
먼저 사용 전 단계를 살펴볼게요. 대부분의 회사에서는 법인카드를 사용하기 전에 사용 승인을 받도록 하고 있어요. 특히 고액 지출이나 특별한 용도의 지출은 반드시 사전 승인이 필요해요. 법인카드 사용 승인 신청서에는 사용 목적, 예상 금액, 사용 일시 등을 기재해야 한답니다.
사용 승인을 받았다면 이제 실제로 카드를 사용할 차례예요. 카드 사용 시 가장 중요한 것은 영수증을 반드시 받는 거예요. 카드 매출전표는 기본이고, 가능하면 세금계산서나 현금영수증도 함께 받는 것이 좋아요. 특히 부가세 환급과 관련해서는 정식 세금계산서가 있어야 유리하답니다.
🔄 법인카드 사용 단계별 프로세스
| 단계 | 필요 서류 | 담당자 | 처리 기한 |
|---|---|---|---|
| 사전 승인 | 사용 승인 신청서 | 사용자 → 결재권자 | 사용 1일 전 |
| 카드 사용 | 카드 매출전표 | 사용자 | 즉시 |
| 증빙 제출 | 영수증, 사용내역서 | 사용자 → 회계팀 | 3일 이내 |
| 회계 처리 | 지출결의서 | 회계팀 | 월말 마감 |
사용 후에는 즉시 증빙서류를 정리해야 해요. 카드를 사용하고 시간이 지나면 영수증을 분실하거나 사용 목적을 잊어버리기 쉽거든요. 저는 항상 카드를 사용한 당일에 바로 사진을 찍어두고, 메모 앱에 사용 목적을 간단히 적어둔답니다. 이렇게 하면 나중에 지출결의서 작성할 때 훨씬 수월해요.
법인카드 사용내역서는 보통 카드사에서 제공하는 것을 활용해요. 요즘은 대부분 온라인으로 조회가 가능하고, 엑셀 파일로 다운로드도 받을 수 있어요. 이 내역서와 실제 영수증을 대조해서 빠진 것이 없는지 확인하는 것이 중요해요. 가끔 카드는 사용했는데 영수증을 못 받은 경우가 있거든요.
회계부서에 제출할 때는 정해진 양식에 맞춰 제출해야 해요. 보통 법인카드 사용내역서, 카드 매출전표, 세금계산서(있는 경우), 지출결의서를 세트로 제출하게 돼요. 회사에 따라서는 품의서나 결재 문서도 함께 첨부해야 할 수 있어요.
정산 과정에서 회계부서는 법인카드 사용대장을 작성해요. 이 대장에는 모든 법인카드 사용 내역이 일목요연하게 정리되어 있어야 해요. 날짜, 사용자, 금액, 거래처, 사용 목적, 계정과목 등이 체계적으로 기록되죠. 이 대장은 나중에 세무조사나 회계감사 시 중요한 자료가 된답니다.
회계처리 단계에서는 각 지출을 적절한 계정과목으로 분류해요. 같은 식사비라도 직원 회식이면 복리후생비, 거래처 접대면 접대비, 세미나 참석 중 식사면 교육훈련비로 처리될 수 있어요. 이런 분류는 세법상 처리가 달라지므로 정확하게 구분해야 한답니다! 📊
⚡ 법인카드 관리 꿀팁!
👇 무료 관리 프로그램 받기
📄 증빙처리 기준과 요건
증빙처리는 법인카드 사용에서 가장 중요한 부분 중 하나예요. 법인세법에 따르면 모든 거래에 대해 적격 증빙을 갖춰야 하고, 이를 5년간 보관해야 한답니다. 하지만 많은 분들이 어떤 증빙이 필요한지, 어떻게 보관해야 하는지 잘 모르고 계세요.
법인세법 제116조에 따르면 신용카드 매출전표는 신고기한이 지난 날로부터 5년간 보관해야 해요. 예를 들어 2025년에 사용한 법인카드 증빙은 2031년까지 보관해야 하는 거죠. 다만 꼭 종이로 보관할 필요는 없어요. 전자적 형태로 보관해도 인정받을 수 있답니다.
법인세법 시행령 제158조에서는 다양한 증빙 형태를 인정하고 있어요. 첫째, 신용카드업자로부터 받은 월별 이용대금 명세서를 보관해도 돼요. 둘째, 카드사에서 전송받은 거래정보를 ERP 시스템에 저장해둬도 인정받을 수 있어요. 이렇게 다양한 방법이 있으니 회사 상황에 맞게 선택하면 된답니다.
📋 인정되는 증빙서류 종류
| 증빙 종류 | 법적 효력 | 보관 방법 | 주의사항 |
|---|---|---|---|
| 세금계산서 | 최상 | 전자/종이 | 사업자간 거래 필수 |
| 카드매출전표 | 상 | 전자/종이 | 가맹점명 확인 |
| 현금영수증 | 상 | 전자 | 사업자 지출증빙용 |
| 간이영수증 | 제한적 | 종이 | 3만원 이하만 |
증빙 수집할 때 가장 중요한 것은 즉시성이에요. 카드를 사용하면 바로 영수증을 받고, 가능하면 그 자리에서 사진을 찍어두는 것이 좋아요. 시간이 지나면 영수증 글씨가 흐려지거나 분실할 위험이 있거든요. 특히 감열지로 된 영수증은 시간이 지나면 글씨가 사라지니 주의해야 해요.
지출 내역을 기록할 때는 상세하게 적는 것이 중요해요. 단순히 '식대'라고만 쓰지 말고 '○○프로젝트 회의 참석자 식대(김과장, 이대리, 박사원)'처럼 구체적으로 기록하세요. 업무 관련성을 명확히 보여줄 수 있는 내용을 포함하는 것이 좋답니다.
적시 제출도 매우 중요해요. 대부분의 회사에서는 카드 사용 후 3일 이내, 늦어도 일주일 이내에는 증빙서류를 제출하도록 규정하고 있어요. 월말에 몰아서 제출하면 회계팀 업무가 과중되고, 실수할 가능성도 높아지거든요. 규칙적으로 제출하는 습관을 들이는 것이 좋아요.
특별히 주의해야 할 증빙이 있어요. 접대비의 경우 1회 3만원(경조금은 20만원)을 초과하면 반드시 법인카드로 결제해야 세법상 인정받을 수 있어요. 개인카드로 결제하고 나중에 정산받는 방식은 인정되지 않으니 주의하세요. 이런 경우 손금불산입되어 법인세를 더 내야 할 수도 있답니다.
나의 생각으로는 증빙 관리에서 가장 효과적인 방법은 디지털화예요. 모든 영수증을 스캔하거나 사진으로 찍어서 클라우드에 저장해두면, 언제든 필요할 때 찾아볼 수 있어요. 폴더를 연도별, 월별로 구분해서 체계적으로 관리하면 5년 보관 의무도 쉽게 지킬 수 있답니다! 📁
⚡ 세금 절약의 기회!
👇 매입세액 공제 받기
⚠️ 특별 주의사항
법인카드를 사용할 때는 일반적인 사용 외에도 특별히 주의해야 할 사항들이 있어요. 이런 주의사항을 미리 알고 있으면 나중에 세무상 불이익을 받거나 회사 내규 위반으로 문제가 생기는 것을 예방할 수 있답니다.
가장 중요한 것은 접대비 처리 기준이에요. 접대비는 세법상 한도가 정해져 있고, 증빙 요건도 까다로워요. 중소기업의 경우 연간 2,400만원까지 손금으로 인정받을 수 있지만, 이를 초과하면 손금불산입되어 법인세를 추가로 내야 해요. 대기업은 더 복잡한 계산식을 적용받는답니다.
1회 접대비가 3만원을 초과하는 경우에는 반드시 법인카드로 결제해야 해요. 경조금의 경우에는 20만원이 기준이에요. 이 금액을 초과하면서 현금으로 지출하거나 개인카드로 결제하면 세무상 비용으로 인정받지 못해요. 꼭 법인 명의의 신용카드를 사용해야 한답니다.
🚫 법인카드 사용 금지 항목
| 구분 | 금지 항목 | 처벌/불이익 |
|---|---|---|
| 사적 사용 | 개인 쇼핑, 가족 식사 | 횡령죄 가능 |
| 금지 업종 | 유흥업소, 도박장 | 징계, 손금불산입 |
| 사치성 물품 | 명품, 귀금속 | 업무상 배임 |
| 친인척 거래 | 가족 사업체 이용 | 부당행위 계산부인 |
개인카드를 사용하고 나중에 정산받는 경우도 주의가 필요해요. 부득이하게 개인카드를 사용했다면, 즉시 지출결의서를 작성하고 증빙을 첨부해서 제출해야 해요. 회사에서는 급여일에 해당 금액을 정산해주는데, 이때 세무 처리가 복잡해질 수 있어요. 가능하면 법인카드를 사용하는 것이 좋답니다.
특별 입증이 필요한 경우도 있어요. 공휴일이나 주말에 법인카드를 사용했다면, 왜 휴일에 업무가 필요했는지 설명할 수 있어야 해요. 심야 시간대나 자택 근처에서 사용한 경우도 마찬가지예요. 이런 경우에는 지출결의서에 구체적인 사유를 기재하고, 필요하면 추가 증빙을 첨부하는 것이 좋아요.
법인카드 사용이 절대 금지되는 업종이 있어요. 유흥업소, 도박장, 사행성 업종 등에서는 법인카드를 사용할 수 없어요. 실수로라도 이런 곳에서 사용하면 회사 내규 위반은 물론, 세무상으로도 전액 손금불산입 처리돼요. 카드 사용 전에 업종을 확인하는 습관을 들이세요.
사치성 물품 구매도 금지돼요. 명품 가방, 시계, 귀금속 등은 업무와 관련이 없다고 판단되기 때문에 법인카드로 구매할 수 없어요. 간혹 선물용으로 구매하는 경우가 있는데, 이것도 접대비 한도 내에서 합리적인 수준이어야 하고, 반드시 사전 승인을 받아야 한답니다.
친인척이 운영하는 사업체와의 거래도 주의해야 해요. 세법상 특수관계자와의 거래는 부당행위 계산부인 규정이 적용될 수 있어요. 정상적인 거래가격보다 높은 가격으로 거래하면 그 차액은 손금으로 인정받지 못해요. 불가피하게 거래해야 한다면 시장가격을 조사해서 정당성을 입증할 수 있어야 해요! ⚠️
⚡ 법인카드 부정사용 신고!
👇 익명으로 신고하기
✏️ 구체적인 작성 요령
지출결의서를 실제로 작성할 때는 구체적이고 명확하게 기재하는 것이 중요해요. 많은 직원들이 대충 작성하다가 나중에 문제가 되는 경우를 봤는데, 처음부터 제대로 작성하면 이런 문제를 예방할 수 있답니다.
카드 매출전표 정보를 기재할 때는 정확성이 생명이에요. 날짜는 실제 거래일을 기준으로 하고, 시간까지 포함해서 적는 것이 좋아요. 예를 들어 '2025년 3월 24일 12:30'처럼 구체적으로 적으면, 나중에 업무 시간 내 사용인지 확인하기 쉬워요.
카드명은 카드 종류와 끝 네 자리를 조합해서 쓰는 것이 일반적이에요. 'BC카드 3324', '삼성카드 5678' 이런 식으로 적으면 돼요. 회사에 여러 개의 법인카드가 있을 때 구분하기 쉽고, 카드별 사용 내역을 추적하기도 편해요.
✍️ 지출결의서 작성 예시
| 항목 | 잘못된 예시 | 올바른 예시 |
|---|---|---|
| 사용 목적 | 식대 | A프로젝트 킥오프 미팅 참석자 중식(5명) |
| 거래처명 | 음식점 | 강남한정식(사업자번호: 123-45-67890) |
| 금액 | 110,000원 | 공급가 100,000원 + 부가세 10,000원 |
| 참석자 | 직원들 | 김부장, 이과장, 박대리, 최사원, 정인턴 |
거래처명은 카드 전표에 나온 가맹점명을 정확히 기재해야 해요. 가능하면 사업자등록번호도 함께 적어두면 좋아요. 나중에 세무조사 때 거래처 확인이 필요할 수 있거든요. 특히 접대비의 경우에는 거래처 정보가 명확해야 정당한 접대비로 인정받을 수 있어요.
계정과목 분류는 회계 처리의 핵심이에요. 같은 식사비라도 상황에 따라 다르게 분류될 수 있어요. 직원들끼리의 회식은 복리후생비, 거래처 접대는 접대비, 교육 중 식사는 교육훈련비로 분류되죠. 정확한 분류를 위해서는 회사의 계정과목 체계를 숙지하고 있어야 해요.
금액을 기재할 때는 공급가액과 부가세를 구분해서 써야 해요. 총액 110,000원이라면 공급가액 100,000원, 부가세 10,000원으로 나누어 기재하는 거죠. 만약 부가세가 포함된 금액만 있다면, 총액을 1.1로 나누어 공급가액을 계산하면 돼요.
상세 적요는 구체적일수록 좋아요. 단순히 '회의비'라고 쓰지 말고 '○○프로젝트 2차 기획회의 다과비용'처럼 구체적으로 적으세요. 접대비의 경우에는 '△△전자 김부장님 외 2명 접대(신제품 공급계약 협의)'처럼 접대 상대방과 목적을 명확히 기재해야 해요.
사용 시기에 따른 추가 설명도 중요해요. 주말이나 공휴일에 사용했다면 '긴급 시스템 점검으로 인한 주말 출근'처럼 사유를 적어주세요. 심야 시간대 사용이라면 '해외 바이어 화상회의 후 야근 직원 야식'처럼 업무 관련성을 명확히 보여주는 것이 좋아요.
자주 사용하는 계정과목을 미리 정리해두면 편해요. 지급수수료는 각종 서비스 이용료, 사무용품비는 문구류나 소모품, 도서인쇄비는 책이나 인쇄물, 여비교통비는 출장 관련 비용, 차량유지비는 주유비나 주차비, 광고선전비는 온라인 광고나 홍보물, 복리후생비는 직원 회식이나 간식, 접대비는 거래처 접대 비용으로 분류하면 돼요! 📝
⚡ 지출결의서 자동 작성!
👇 무료 템플릿 다운로드
💰 부가세 처리 가이드
부가가치세 처리는 법인카드 사용에서 빼놓을 수 없는 중요한 부분이에요. 제대로 처리하면 매입세액 공제를 받아 세금을 절약할 수 있지만, 잘못 처리하면 공제받지 못하고 추가 세금을 낼 수도 있답니다.
부가세 매입공제를 받으려면 먼저 거래처가 일반과세자인지 확인해야 해요. 간이과세자나 면세사업자와의 거래는 매입세액 공제를 받을 수 없거든요. 홈택스에서 사업자등록번호를 조회하면 과세 유형을 확인할 수 있어요. 일반과세자와 거래할 때만 부가세를 공제받을 수 있답니다.
카드 영수증을 받을 때는 공급가액과 부가세가 구분되어 있는지 확인하세요. 세금계산서를 받는 것이 가장 좋지만, 신용카드 매출전표에도 부가세가 별도 표시되어 있다면 매입세액 공제가 가능해요. 다만 부가세가 구분되지 않은 간이영수증은 공제받을 수 없어요.
💸 부가세 공제 가능/불가능 항목
| 구분 | 공제 가능 | 공제 불가능 |
|---|---|---|
| 업무 관련 | 사무용품, 광고비 | 접대비 전액 |
| 차량 관련 | 화물차 유지비 | 승용차 구입/유지비 |
| 복리후생 | 직원 교육비 | 직원 회식비 |
| 기타 | 임차료, 통신비 | 미용, 오락 관련 |
매입세액 공제가 불가능한 항목들을 꼭 알아두세요. 접대비는 금액에 관계없이 전액 매입세액 공제가 안 돼요. 직원들의 복리후생을 위한 지출도 대부분 공제받을 수 없어요. 승용차 관련 비용도 원칙적으로 공제 대상이 아니에요. 다만 영업용이나 화물운송용 차량은 예외랍니다.
면세사업과 관련된 지출도 주의해야 해요. 회사가 과세사업과 면세사업을 함께 하는 경우, 면세사업에 사용된 부분은 매입세액 공제를 받을 수 없어요. 이런 경우에는 안분계산을 통해 과세사업 부분만 공제받아야 한답니다.
개인적인 소비로 보이는 항목들도 공제받을 수 없어요. 미용실, 오락실, 스포츠센터 등에서 사용한 법인카드는 업무 관련성을 입증하기 어려워 대부분 공제 대상에서 제외돼요. 이런 곳에서는 애초에 법인카드를 사용하지 않는 것이 좋아요.
부가세 신고 시 주의사항도 있어요. 법인카드 매출전표만으로도 매입세액 공제가 가능하지만, 세무조사 시에는 추가 증빙을 요구받을 수 있어요. 따라서 거래 내역을 구체적으로 기록하고, 업무 관련성을 입증할 수 있는 자료를 함께 보관하는 것이 중요해요.
내부통제 목적으로 많은 기업들이 종이 영수증을 요구하는 이유도 부가세 처리와 관련이 있어요. 전자적 형태로도 충분하지만, 실물 영수증이 있으면 거래 내역을 더 명확히 확인할 수 있거든요. 특히 세무조사 대응 시 실물 증빙이 있으면 훨씬 수월해요.
나의 생각으로는 부가세 처리에서 가장 중요한 것은 일관성이에요. 같은 종류의 지출을 매번 다르게 처리하면 나중에 문제가 될 수 있어요. 회사의 세무 처리 기준을 명확히 정하고, 모든 직원이 동일한 기준으로 처리하도록 교육하는 것이 필요해요. 이렇게 하면 세무 리스크를 크게 줄일 수 있답니다! 💡
❓ FAQ
Q1. 법인카드 영수증을 분실했어요. 어떻게 해야 하나요?
A1. 카드사 홈페이지나 앱에서 거래내역을 조회하고 출력할 수 있어요. 이것도 정식 증빙으로 인정됩니다. 추가로 거래처에 연락해서 간이영수증이나 거래확인서를 재발급받는 것도 방법이에요.
Q2. 개인카드로 결제하고 나중에 정산받아도 되나요?
A2. 가능하지만 권장하지 않아요. 특히 접대비는 3만원 초과 시 반드시 법인카드를 사용해야 세법상 인정받을 수 있어요. 부득이한 경우라면 즉시 지출결의서를 작성하고 증빙을 첨부하세요.
Q3. 주말에 법인카드를 사용해도 되나요?
A3. 업무상 필요하다면 가능해요. 다만 지출결의서에 주말 근무 사유를 명확히 기재해야 합니다. 예를 들어 '긴급 프로젝트로 인한 주말 출근' 등 구체적인 사유를 적어주세요.
Q4. 법인카드로 선물을 구매해도 되나요?
A4. 업무상 필요한 선물은 가능해요. 거래처 접대용 선물은 접대비로, 직원 포상용은 복리후생비로 처리됩니다. 다만 고가의 선물은 사전 승인을 받는 것이 좋아요.
Q5. 해외에서도 법인카드를 사용할 수 있나요?
A5. 해외 사용이 가능한 법인카드라면 사용할 수 있어요. 환율이 적용되므로 정확한 원화 금액을 확인하고, 해외 사용 영수증도 반드시 보관해야 합니다.
Q6. 법인카드 한도는 어떻게 정해지나요?
A6. 회사의 신용도와 매출 규모, 사용 목적에 따라 달라져요. 일반적으로 부서별, 직급별로 다른 한도를 설정합니다. 필요시 한시적으로 한도를 증액할 수도 있어요.
Q7. 간이영수증도 증빙으로 인정되나요?
A7. 건당 3만원 이하의 경우 간이영수증도 인정돼요. 하지만 부가세 매입세액 공제는 받을 수 없습니다. 가능하면 세금계산서나 신용카드 매출전표를 받는 것이 좋아요.
Q8. 법인카드를 분실했어요. 어떻게 해야 하나요?
A8. 즉시 카드사에 분실 신고를 하고 사용 정지를 요청하세요. 회사 담당부서에도 보고하고, 재발급 절차를 진행해야 합니다. 분실 기간 중 부정사용 내역이 있는지 확인하세요.
Q9. 접대비 한도는 얼마인가요?
A9. 중소기업은 연간 2,400만원, 일반기업은 수입금액의 일정 비율로 계산됩니다. 한도를 초과하면 손금불산입되어 법인세가 증가하므로 주의해야 해요.
Q10. 법인카드 사용내역은 얼마나 보관해야 하나요?
A10. 세법상 5년간 보관 의무가 있어요. 전자적 형태로 보관해도 되지만, 언제든 출력 가능한 상태여야 합니다. 클라우드 저장소를 활용하면 편리해요.
Q11. 온라인 결제도 법인카드로 가능한가요?
A11. 네, 가능해요. 온라인 광고비, 소프트웨어 구독료 등을 법인카드로 결제할 수 있습니다. 결제 화면을 캡처하고 거래 확인 이메일을 보관하세요.
Q12. 법인카드로 주유할 때 주의사항은?
A12. 업무용 차량에만 주유해야 하고, 가능하면 세금계산서를 발급받으세요. 주유 영수증에 차량번호를 기재하면 나중에 확인이 쉬워요.
Q13. 회식비는 어떤 계정으로 처리하나요?
A13. 직원들끼리의 회식은 복리후생비로 처리해요. 거래처가 포함된 경우는 접대비로 분류됩니다. 참석자 명단을 명확히 기록해두세요.
Q14. 법인카드 부정사용이 발각되면 어떻게 되나요?
A14. 회사 내규에 따라 징계를 받을 수 있고, 심한 경우 형사처벌(횡령, 배임)을 받을 수 있어요. 사용 금액을 변제해야 하고, 해고될 수도 있습니다.
Q15. 카드 전표에 부가세가 구분되지 않았어요. 어떻게 계산하나요?
A15. 총액을 1.1로 나누면 공급가액이 나와요. 예를 들어 11,000원이면 공급가액 10,000원, 부가세 1,000원입니다. 하지만 매입세액 공제는 받을 수 없어요.
Q16. 경조사비도 법인카드로 결제해야 하나요?
A16. 20만원을 초과하는 경조사비는 법인카드로 결제해야 접대비로 인정받을 수 있어요. 20만원 이하는 현금 지출도 가능하지만, 증빙을 철저히 관리해야 합니다.
Q17. 출장 중 개인 경비와 업무 경비를 어떻게 구분하나요?
A17. 업무 관련 경비(숙박, 교통, 업무상 식사)는 법인카드로, 개인적인 관광이나 쇼핑은 개인카드로 결제하세요. 애매한 경우 사전에 회사 규정을 확인하는 것이 좋아요.
Q18. 법인카드 사용 시 포인트는 누구 것인가요?
A18. 법인카드 포인트는 회사 소유예요. 개인적으로 사용하면 횡령에 해당할 수 있습니다. 회사에서 포인트 사용 규정을 정해두는 것이 좋아요.
Q19. 재택근무 중 법인카드 사용이 가능한가요?
A19. 업무상 필요하다면 가능해요. 온라인 미팅을 위한 소프트웨어 구독, 업무 자료 구입 등은 인정됩니다. 다만 사용 목적을 명확히 기록해야 해요.
Q20. 법인카드로 직원 교육비를 결제할 수 있나요?
A20. 네, 가능해요. 업무 관련 교육이라면 교육훈련비로 처리할 수 있습니다. 교육 내용과 참석자를 명확히 기록하고, 수료증 등을 보관하세요.
Q21. 택시비도 법인카드로 결제 가능한가요?
A21. 업무상 이동이라면 가능해요. 최근에는 카카오택시 등 앱에서도 법인카드 등록이 가능합니다. 이동 목적과 구간을 기록해두세요.
Q22. 법인카드 사용 후 취소했어요. 어떻게 처리하나요?
A22. 취소 전표를 받아서 보관하고, 지출결의서에 취소 사실을 명시하세요. 이미 회계처리가 된 경우 정정 처리를 해야 합니다.
Q23. 부서 회식 때 2차, 3차도 법인카드로 결제 가능한가요?
A23. 합리적인 범위 내에서는 가능하지만, 과도한 지출은 문제가 될 수 있어요. 특히 유흥업소는 절대 불가합니다. 회사 규정을 확인하세요.
Q24. 법인카드로 사무용품을 대량 구매했어요. 문제없나요?
A24. 업무상 필요하다면 문제없어요. 다만 고액인 경우 사전 승인을 받는 것이 좋고, 구매 목록을 상세히 작성해두세요.
Q25. 법인카드 명의자가 퇴사하면 어떻게 하나요?
A25. 즉시 카드를 회수하고 해지하거나, 다른 직원으로 명의를 변경해야 해요. 퇴사자가 계속 사용하면 법적 문제가 발생할 수 있습니다.
Q26. 프리랜서와의 회의비도 법인카드로 가능한가요?
A26. 네, 업무 관련 회의라면 가능해요. 프리랜서도 거래처로 볼 수 있으므로, 금액에 따라 회의비나 접대비로 처리하면 됩니다.
Q27. 법인카드로 경품을 구매해도 되나요?
A27. 회사 행사용 경품이라면 가능해요. 광고선전비나 복리후생비로 처리할 수 있습니다. 경품 지급 대상과 목적을 명확히 기록하세요.
Q28. 해외 출장 시 환율은 언제 기준으로 하나요?
A28. 일반적으로 카드 사용일의 환율을 적용해요. 카드사에서 제공하는 환율 정보를 확인하고, 원화 환산 금액을 기준으로 지출결의서를 작성하세요.
Q29. 법인카드 사용 내역을 직원들이 볼 수 있나요?
A29. 회사 정책에 따라 다르지만, 일반적으로 회계팀과 감사팀만 전체 내역을 볼 수 있어요. 개인은 자신의 사용 내역만 확인 가능합니다.
Q30. 스타트업인데 법인카드 발급이 어려워요. 대안이 있나요?
A30. 체크카드형 법인카드나 선불카드형 법인카드를 고려해보세요. 또는 대표자 개인카드를 업무용으로 지정해서 사용하고, 철저히 구분 관리하는 방법도 있습니다.
⚠️ 면책조항
본 글은 2025년 1월 기준으로 작성되었으며, 일반적인 정보 제공을 목적으로 합니다. 세법 및 회계 규정은 수시로 변경될 수 있으므로, 실무 적용 시에는 반드시 최신 법령과 회사 내규를 확인하시기 바랍니다. 본 정보를 활용함에 있어 발생하는 모든 책임은 이용자 본인에게 있으며, 구체적인 사안에 대해서는 세무사, 회계사 등 전문가의 상담을 받으시길 권합니다.